美容儀器不良反應紀錄與轉介SOP：停止、評估、通報與跟進
美容療程出現異常反應，先停止操作並安排適當評估，再保存事實和跟進。事件表不是責任判定書，也不是診斷工具；它的作用是讓負責人、合適專業人士和供應商知道何時、哪部設備、發生了甚麼，以及已做了哪些處理。不要只寫「客人不舒服」或在未評估前說「正常，等一下就好」。
AI資訊圖為處理順序示意，不提供診斷或治療方法。
第一件事：停止與求助，文件隨後補足
按設備手冊安全停止，讓客人離開正在施加能量或使用產品的情境，通知指定負責人。由具備相應資格的人員評估下一步；店舖職員只做已受訓及獲授權的應急安排，不自行開藥、提高設定或再做另一項療程「修復」。
如有呼吸困難、失去知覺、急劇加重的腫脹、視力改變或其他可能嚴重情況，立即求助；香港緊急服務可致電999。不要先等業務員回覆、完成照片或簽署文件才安排求助。列舉情況並非完整清單，對嚴重程度有疑問時應及時取得合適評估。消防處救護服務資料
分開客人陳述、現場觀察與專業判斷
客人說「灼痛」是其陳述；職員看見某區泛紅是觀察；是否燒傷或過敏則需相應專業評估。三者分開記錄，避免把猜測寫成確定原因。
記錄當時原話、時間與部位，不加入「客人太敏感」「一定由機器造成」等未經確認的結論。若後來取得診斷或技術調查結果，標明來源和日期，另加新紀錄，不覆蓋最初觀察。
事件表需要哪些欄位？
| 資料組 | 建議欄位 | 為甚麼有用 |
|---|---|---|
| 時間線 | 諮詢、開始、反應出現、停止、求助及跟進時間 | 了解發展順序 |
| 客人資料 | 個案代碼、聯絡、相關既往資料及評估版本 | 連接服務紀錄及跟進 |
| 設備身份 | 型號、序號、手柄、軟件及錯誤提示 | 找到實際配置 |
| 操作事實 | 部位、執行人、實際設定及改動 | 供適當人員審閱，不作通用建議 |
| 產品耗材 | 名稱、批次、有效期及使用情況 | 追蹤是否涉及共同來源 |
| 反應資料 | 客人原話、觀察、照片及其取得方式 | 分開主觀與客觀資料 |
| 已做處理 | 停止、求助、轉介、供應商聯絡及指示 | 確認處理和責任人 |
| 待辦 | 下一次跟進、待補資料與負責人 | 避免事件只記錄沒有處理 |
照片在安全和合適情況下取得，按目的及私隱政策保存，不能為拍攝而延誤求助。設備紀錄及原始檔案保持完整，任何補記或更正標示日期與人員。
設備、耗材和現場資料如何保存？
若懷疑設備異常，按流程停用並限制取用，保存錯誤訊息及相關紀錄。不要自行拆修、清除記錄、丟棄可追蹤的瓶身標籤或將相同設備繼續用於其他客人測試。
哪些資料或實物需保存、怎樣安全存放和何時可解除隔離，由合適負責人按手冊、供應商及適用要求決定。設備重啟另使用交接與停機決策表，不能因客人症狀減輕便自動解除設備停用。
通報分工：店內、供應商與官方程序不同
店內先通知指定主管及安排客人評估；供應商或原廠則取得與技術調查相關的必要資料。若涉及醫療器械，核對其身份、表列情況、當事角色和官方報告渠道，不自行假設所有美容機適用同一法定期限。
醫療器械科提供使用者及本地負責人的事件報告資料。MDACS對本地負責人的可報告事件有相應條件；報告並不等於已經確認設備造成事件或承認責任。具體報告義務與時限應按角色及現行指引確認，不宜等店內調查完成才檢查是否需通報。醫療器械事件報告及安全資訊
不要在公司群組或供應商多人通訊中提供不必要的完整客人資料。分享需有合適目的、權限及記錄；對外公開則另行處理，不能把事件照片當作宣傳素材。
跟進不能只問「好了嗎」
指定一名協調人記錄客人回覆、已安排評估、需要的下一步、設備調查及未完成項目。跟進時間按個別情況和專業指示，不使用一套固定天數來處理所有反應。
清楚提供合適聯絡及求助渠道；不保證症狀會在某日消失，也不要求客人在沒有充分評估前再次接受療程。客人沒有回覆時，記錄合理聯絡嘗試和未確認狀態，不直接標示完全康復。
結案前核對七項
- 客人健康處理及跟進狀態已由適當人員確認。
- 時間線、設備、操作及耗材資料已完整或列明缺漏。
- 相關供應商或專業評估結果已保存。
- 已檢查適用通報及通知要求，並完成所需工作。
- 停用、維修、重新使用或產品處置有負責人確認。
- 已修正流程、培訓或文件問題，並通知相關職員。
- 尚未確認原因的部分仍以未知標示，沒有改成推測結論。
結案指管理跟進完成，不代表醫學上證明沒有風險或法律責任已確定。將可改善的流程放入演習，例如前台能否找到協調人、操作員能否快速找到設備序號、批次及紀錄。
常見問題
客人反應很輕微，也需要記錄嗎？
按設備及店內政策記錄相關反應和處理；程度不明時先取得適當評估。
事件紀錄可以直接寫「過敏」或「燒傷」嗎？
沒有相應評估前，分開記錄客人陳述和現場觀察，避免把診斷猜測寫成事實。
可以等供應商確認後才轉介嗎？
有健康風險時不能為等待技術回覆延誤評估或求助。
提交報告是否等於承認設備有問題？
官方報告與確認原因不同。保存事實並按適用渠道處理，不自行下責任結論。
客人沒有回覆，可以視為康復嗎？
不可以。記錄聯絡嘗試和仍未確認的狀態，再由負責人安排下一步。