護膚品批次回收怎樣做？美容院追蹤、隔離與演習流程
收到護膚品回收或安全通知，美容院首先要知道涉及哪個產品、哪個批次，以及貨品現在在哪裏。單看品牌或有效期，未必找得到已用在療程、售給客人、分店調貨及試用裝的流向。本篇提供店內追蹤框架和演習例子，實際處置應跟正式通知及適用要求。
AI資訊圖使用虛構批次，並非任何品牌的真實回收通知。
回收、到期與客人不適，分開處理
到期產品按庫存政策處理；正式回收按通知的範圍和處置要求處理；客人不適則要先照顧健康及記錄事實，再調查是否與產品相關。三者可能同時發生，但不能把一宗客人反應直接宣布為「品牌全線有問題」，也不能因其他客人沒有反應而忽略正式通知。
外地回收可能涉及特定配方、批次或市場。香港店舖需向本地供應商核對是否供應同一貨品，不宜只看相似包裝便作結論。核對期間對有合理疑慮的貨品先隔離，由負責人決定下一步。
批次紀錄要從收貨開始
| 階段 | 建議記錄 | 日後可以回答 |
|---|---|---|
| 收貨 | 產品、容量、批次、數量、供應商、單據、日期 | 從誰取得多少？ |
| 入庫 | 分店、貨架、可售／隔離狀態 | 哪裏仍有貨？ |
| 開封 | 瓶身批次、開封日期、責任人 | 哪瓶仍在療程使用？ |
| 療程使用 | 個案代碼、日期、使用產品及批次 | 哪些服務曾使用？ |
| 零售／樣品 | 訂單或領取記錄、批次、數量 | 哪些客人可能收到？ |
| 退回／報廢 | 批次、數量、原因、批准及處置憑證 | 多少已回收或處置？ |
同一產品有兩個批次時，要分開記錄，不要只以SKU合併。Odoo的官方追蹤說明亦以批號／序號連接來源、位置及流向；店舖可採適合規模的表格或系統，重點是紀錄能互相對照。追蹤系統概念
瓶身批號模糊或試用裝沒有批號時，向供應商取得可追蹤資料，不自行創造原廠批次。店內代碼可幫助定位，但要保留與供應批次的對應關係。
收到通知後，先核對這六項
- 通知由原廠、授權供應商或主管部門發出，聯絡渠道是否可靠？
- 完整產品名稱、容量、包裝、批次及供應市場是否相符？
- 通知原因、可能風險及受影響範圍是甚麼？
- 要停售、停用、退回、更換還是其他處置？
- 通知有否列出客戶聯絡方法、期限及須保存的證明？
- 誰負責店內協調，誰向供應商追問缺漏資料？
截圖只作輔助，保存原始通知及版本。若收到更正，保留舊版並標記更新時間，讓分店知道現在按哪個版本執行。
隔離同時要封鎖銷售和療程使用
把受影響貨品放入清楚標示的隔離區，限制取用；同步停用網店、收銀系統、療程備料及調貨。不要只移走貨架上的正裝而遺漏開封瓶、旅行裝、贈品及其他分店。
隔離記錄包括產品、批次、數量、位置、執行人和時間。未有正式處置指示前，不自行倒掉內容或撕走標籤，避免失去追蹤與退貨資料。若通知有特殊安全要求，按其指示處理並由負責人安排。
追蹤客人與療程紀錄時要保護資料
按批次搜尋零售、派樣及療程紀錄，建立需跟進名單。聯絡內容應準確說明涉及產品、核對方法、暫停使用及取得進一步協助的渠道；不要自行下診斷或聲稱每位客人都會出現問題。具體文字可使用原廠或主管部門提供的通知範本。
只向負責跟進的人提供所需資料，不把全店姓名、電話及療程記錄放入開放群組。聯絡結果要標示已收到、待覆、資料不完整及已完成處置，以便負責人追蹤。對出現不適的客人另走健康評估與事件紀錄流程。
一個模擬回收核數例子
以下全屬假設：店舖收到批次A共60瓶，現存未開封22瓶、療程開封3瓶、已零售30瓶、已派樣5瓶。合共60瓶，初步帳面數量可對上。若只把22瓶貨架存貨交回，仍未完成對其餘38瓶的追蹤。
再逐項記錄開封瓶的處置、客人聯絡結果、已退數量和仍未追回原因。不可把「已發訊息」直接當成「已收回」。部分貨品已使用完，未必能回收實物，但仍需記錄流向及按通知要求跟進。
演習可挑一個沒有真實問題的虛構批次，由職員測試能否找齊資料；對外訊息不得發出。記錄找資料的時間、遺漏欄位、跨分店查詢和銷售封鎖是否成功，再改善流程。演習時間目標由店舖自訂，並非法定期限。
結案需要證據，也要改善原因
結案表至少包括收到通知、受影響數量、隔離數量、流向名單、聯絡結果、退回或處置證明、未完成項目及負責人批准。正式解除隔離要按通知及供應商確認，不能因幾天沒有新消息便自行恢復銷售。
FDA的化妝品回收指引強調批次識別、分銷紀錄和有效性檢查，可作追蹤管理的參考；這是美國框架，不等於香港美容院的法定程序。FDA回收管理參考
常見問題
有有效期就可以追蹤回收嗎？
不一定。同一有效期可能有不同批次，要保留完整批號及流向紀錄。
海外回收是否代表香港所有同品牌產品都要回收？
不能直接推斷。先核對型號、配方、批次和供應市場，再向本地供應商確認。
開封瓶也需要追蹤嗎？
需要。療程中的開封瓶、試用裝及贈品也可能涉及受影響批次。
已通知客人是否可以結案？
未必。還需按通知要求跟進回收、處置、未能聯絡和未完成項目。
店舖很小也要買大型系統嗎？
未必。能搜尋、核對、限制權限和備份的表格也可起步，先確保批次資料完整。
延伸閱讀
日常存貨請參考護膚品庫存與有效期管理。涉及客人反應可使用不良事件紀錄流程，向供應商取資料則參考美容院護膚品與儀器配套指南。